В ІТ-компаніях часто перекладають перегляд договорів на юриста. Але це неправильно. Договірна діяльність — не технічна функція, а повноцінний бізнес-процес, який напряму впливає на прибуток, виконання проєктів та взаємини з клієнтами. І в цей процес повинні бути залучені всі стейкхолдери, чиї відділи потім будуть виконувати роботу: фінансовий відділ, відділ співпраці із клієнтами (delivery), технічний відділ (CTO) та навіть CEO у випадках погодження особливо складних чи подекуди не вигідних умов.

Юрист, СЕО компанії Tretten Lawyers Максим Носарев у своїй колонці розповідає, як будувати договірний процес, чому це важливо для компанії і чим небезпечна його відсутність.

Навіщо потрібен договірний процес

ІТ – це прогресивна сфера, і дехто вважає, що надмірна бюрократія може негативно впливати на креативність. Сам термін «процес» звучить доволі консервативно, тож не дивно, що досі чимало бізнесів до останнього уникають їх запровадження у своїй діяльності. 

Насправді ж, побудова процесу — це інвестиція в керованість, відповідальність, передбачуваність і захист компанії. Це неминуча стадія зростання, і коли ваш бізнес переступає черговий етап розвитку, відсутність централізованого процесу на цьому етапі може стати причиною серйозних фінансових, технічних та юридичних проблем з клієнтами. Особливо, якщо це стосується контрактування.

В моїй практиці часто були ситуації, коли через непогодження з усіма відповідальними відділами страждала вся компанія.

Наприклад, у договорі, який не погодили з CFO, було прописано лише строк оплати інвойсу 30 днів, але не вказано, з якого моменту цей строк починає діяти – з моменту виставлення чи погодження. Клієнт скористався цим, і затягнув оплату на понад 60 днів – команда була змушена чекати, поки він визнає інвойс таким, що підлягає оплаті.

Якби фінансовий директор вичитав документ до підписання, він би вніс туди пункт про автоматичне визнання інвойсу прийнятим протягом 10 днів із моменту відправки, якщо не подано заперечень. Це б дозволило уникнути прикрої ситуації.

У іншому випадку, в договорі не було чітко прописано, як клієнт приймає виконану роботу. Команда вважала, що робота завершена й готова до виставлення інвойсу. Але клієнт відмовився приймати результат і платити, бо не було погодженої процедури прийняття робіт – в договорі не прописали дедлайн для коментарів, кількість ітерацій правок, критерії оцінки. Якби документ бачив тімлід, він би помітив цю прогалину.

Причасних може бути багато, і якщо всі вони переглядатимуть договір непослідовно і без нормального процесу, обговорюючи правки в Slack чи Telegram-чаті, де потім неможливо буде знайти чиїсь важливі зауваження – підписання договору перетвориться на хаос. Хаос – це помилки, невраховані нюанси, псування стосунків в колективі і нерозуміння з боку клієнта. Натомість процес – це:

• Підвищення прозорості. Повний контроль над процесом для CEO та і для ключових стейкхолдерів. Керівництво бачить статус кожного договору в реальному часі.
• Покращення комунікації між департаментами. Усі зацікавлені особи – учасники процесу бачать статуси та історію. Стейкхолдери, ініціатори договору, юристи легко можуть знайти відповідний запит та переглянути його навіть через пів року після його погодження.
• Швидкість та результативність. Є чіткий процес розподілу ролей, часу реакції (перевірки договору, його погодження), а тому процес встановлює чіткі часові рамки для всіх його учасників.
• Безпека. Зниження юридичних ризиків завдяки централізованому погодженню договорів, що призводить до уникнення ризикованих умов, втрати прибутку або клієнтів.
• Довіра з боку клієнтів. Клієнти бачать організований підхід до контрактів, що справляє позитивне враження від структурованого та професійного процесу.

Яким має бути такий процес

Процес має бути адаптований під кожну конкретну компанію: немає універсального рішення. Ми завжди радимо нашим клієнтам спершу проаналізувати, як у них все працює зараз, де є слабкі місця. Коли ви проведете такий аудит, стане більш менш зрозуміло, в якому напрямку рухатись далі.

Як правило, все починається з написання політики – документу, який описує як відбувається ініціація договору, юридичний перегляд, погодження, підписання і подальше його зберігання. У ній також прописують, хто та яким чином залучений в цьому процесі: хто ініціює договір, хто погоджує, хто несе відповідальність та керує процесом; визначаються ролі юриста, сейлза, делівері, фінансів, CTO, і, нарешті, CEO. 

Для всіх учасників встановлюються строки на перегляд та внутрішнє погодження — наприклад, 2-3 робочі дні на редагування, 1-2 на погодження, 3-4 на підписання. Це дозволить уникнути затягування строків підписання договору будь-ким зі стейкхолдерів.

Сам процес можна поділити умовно на 5 основних етапів:

1. Ініціація. Подається запит на створення договору, де обовʼязково потрібно визначити його тип (наприклад, Time and Material або Dedicated Team, Fixed Price тощо), залучену команду та інші ключові вимоги. На цьому етапі, юрист здійснює збір всіх вихідних даних і проводить KYC клієнта.
2. Підготовка договору. Звісно, ніхто не писатиме договір з нуля – за основу береться шаблон залежно від типу договору. Це може бути шаблон як компанії, так і клієнта, тому важливо внести правки, які захищатимуть ваші інтереси, в текст. Зокрема, звертайте увагу на такі ключові моменти, як умови оплати та строки, відповідальність сторін, юрисдикція вирішення спорів, положення про NDA, IP тощо.
3. Внутрішнє погодження. Документ надсилається на погодження певним стейкхолдерам на узгодження відповідних положень. Наприклад, фінансовий відділ погоджує порядок оплати, делівері – все, що стосується команди, а СЕО – якісь екстремальні умови, як-от безлімітна відповідальність (інколи клієнти наполягають на цьому, і йти чи не йти на такий ризик, модна вирішувати лише на найвищому рівні).
4. Зовнішнє погодження. Документ надсилається клієнту, і далі юрист координує переговори, фіксує зміни, оновлює фінальну версію.
5. Підписання та архівування. Для роботи з іноземними клієнтами зазвичай використовуються цифрові підписи через такі системи як DocuSign, AdobeSign. Після підписання договір зберігається у структурованому архіві (наприклад, SharePoint чи Google Drive) та включається до реєстру з уніфікованими назвами файлів, ID, датою.

Оптимально, якщо оцифрувати цей процес у вашій CRM, як-от Jira чи схожі системи. Тоді кожен крок буде фіксуватись програмно, і не потрібно буде шукати потрібне рішення чи правку у Slack-чаті або нескінченній email-переписці.

Після створення політики обовʼязково зробіть покрокову інструкцію для співробітників: як оформити запит, куди його подати, як погодити, які статуси запиту тощо. Не забудьте порадитись з юристами, які добре знаються на договорах і підкажуть, якщо ви щось не врахували. Не зайвим буде також провести тренінги та Q&A-сесії як для поточного персоналу, так і для нових працівників, які будуть залучатись у роботу з договорами.

Важливо не сприймати цей процес як щось, що витесане на камені. Скоріше за все, ви будете його неодноразово змінювати та вдосконалювати в міру розвитку та зростання компанії. І це нормально.

Висновки

Запровадження та налагодження договірного процесу – частина стратегічного управління бізнесом, яка дозволить передбачити ризики, а не реагувати на їхні наслідки. Зростання бізнесу неможливе без цього, адже масштабувати хаос означає ризикувати всім, що особливо небезпечно в поточних умовах невизначеності та рецесії. Коли компанія росте, росте й кількість контрактів – і жонглювати усім цим без процесу стає просто неможливо.

Ми не одноразово допомагали компаніям з впровадженням договірного процесу. Як результат, підписання договорів ставало більш керованим та прозорим, займало менше часу, нервів, а головне, договори, укладені за чіткою процедурою та з урахуванням інтересів усіх стейкхолдерів, не виходили потім нікому боком. Тож нехай у вашому бізнесі все буде чітко та зрозуміло. 

Автор: Максим Носарев, СЕО юридичної компанії Tretten Lawyers